【第7回】　アポイントを取ってみよう、日時は具体的に提案する

電子メールのおかげで、コミュニケーションの効率が上がったといっても、人とのつながりは、直接会うことが基本であることに変わりはない。ビジネスにつながりそうな相手と何回かメールをやり取りしたら、具体的な商談につなげるために相手とミーティングのアポイントメントを取ってみよう。

最初に会いたいという意向を伝える

電子メールを使ってアポイントの申し込みする時は、なるべく具体的な文章にしたい。日本語でアポイントを取る場合と同様、初めは「お会いしたい」という意向を伝え、相手から良い返事が来たら、具体的に日時を提案する。

相手の都合を尊重しようとして、遠慮がちにあいまいな提案を続けていると、いつまでたっても日程が決まらない。これでは相手にとっても、失礼なことになりかねない。

アポイントを取るといっても、文の始めは簡単なあいさつ。その後に、次のような文章を付ける。例えば、I would like to meet with you and talk about XYZ.（お会いしてXYZについてお話をしたいのですが）、とか、I would like to meet with you to discuss further possibilities and explain XYZ in more detail.（お会いしてXYZについての詳細をご説明し、今後の可能性を話し合いたいのですが）などと、「会いたい」ということを明確に書く。そして続けてなぜ会いたいのか、何について話すために会いたいのかという、「アジェンダ（会合のテーマ）」も必ず明記する。ミーティングの優先順位は、アジェンダによって決まるからだ。

また、As I'm sure your schedule is very busy, perhaps I can come to your office, at a time most convenient for you, to show and discuss with you XYZ. I would appreciate it if you can tell me when you are（大変お忙しいことと存じます。ご都合の良い時間にそちらのオフィスにおうかがいし、実際にお見せしながらXYZについて話し合わせていただきたいのですが。いつ、いらっしゃるか、ご連絡ください）といった文章でもいいだろう。相手のオフィスに「うかがいます」というニュアンスを伝えるために、I can come to your officeと使う。そして、便利なのが、at a time most convenient for you（ご都合の良い時間に）とか、at your earliest convenient time（なるべく早く、ご都合の良い間）といった表現だ。

了解が取れたら日時を指定

それでもこうしたメールは、まだまだ会いたいという意志を相手に伝えている段階に過ぎない。相手の了解を得られれば、今度は具体的な日時を指定しなければならない。返信で相手が日時を指定してきてくればいいが、そうでない場合は次のメールでこんなふうに書いて送ればいいだろう。

Perhaps we can meet in the next two weeks. What days are most convenient for you?（2週間以内くらいにお会いするのはいかがでしょうか。ご都合の良い日はいつですか？）とか、I am available at the following times: 11:00 on Jan. 22, 10:00 on Jan. 23, and 16:30 on Jan. 25.（私は以下の日程があいております、1月22日午前11時、1月23日午前10時、1月25日午後4時半）など、いくつか候補の時間を提示して相手に選んでもらえるようにするのが礼儀だ。

電子メールは短時間にやり取りできるのも利点。てきぱきと処理してアポイントに結び付けよう。

この記事は「日経パソコン」1998年1月26日号に掲載されたものです。