【第8回】　アポイントを至急変更する、英語にも“敬語”はある！

前回は、「アポイントの取り方」について説明した。しかし、緊急事態が発生し、大切な相手に変更をお願いすることもあるだろう。

英語には、敬語がないなんていうのは大きな間違い。文章によって、書き手の思いが読み取れる。失礼のないように変更してもらうには、どうすればよいのだろうか。

サブジェクトにURGENTと付ける

相手に会うために海外出張に出かけようとした時に、こんな問題に直面したら、電子メールが威力を発揮する。

急いでいる場合は、サブジェクト（タイトル）に「URGENT：Request to Change Appointment（至急：アポイント変更依頼）」などと書き、相手になるべく早く気づいてもらうように努めよう。文章としては、まず丁寧に謝ったあとで、代替案として自分の空いている日程などを細かく書く。Ask for your kind understandingという表現は、直訳すれば「あなたの温かい（心優しい）ご理解を望みます」というようなことで、ちょっと面倒なことをお願いするときには、この表現で相手の心を開くことができる（と私は思っている）。

日を違えて３つ以上の候補時間を相手に提示できれば理想的だが、もしも空いている日が2日しかない場合は、実際のミーティングに必要な4倍以上の候補時間を提示し、相手に選択肢を与えたい。ここでは、具体的に日と時間を明記することが重要である。こうした配慮によって、相手との日程調整は効率が上がり、素早くアポイントが変更できるようになる。

そして文章の最後に、理解してくださってありがとう、という主旨を添えるのが礼儀だろう。具体的には、

Dear Mr. Lonier:

I'm sorry to inform you that something urgent has come up and I have to ask for your kind understanding to reschedule our appointment for Mar. 25, 1998.

I realize that you have a full schedule too and I apologize for any inconvenience this has caused you. I'm available on Mar. 26 after 16:00 and Mar. 28 between 8:00 and 11:30. Please let me know if either one is convenient for you.

Thank you for your understanding. I look forward to hearing from you and hope that we can reschedule our meeting.

（ロニアー様大変申し訳ございませんが、緊急要件が入りました。3月25日のアポイント変更にご理解頂ければ幸いです。

貴殿も非常にお忙しいことは承知しており、ご不便をおかけしますことをおわびいたします。私は3月26日の16時以降、3月28日の午前8時から11時半でしたら大丈夫です。どちらがご都合よろしいでしょうか。

ご理解頂き、ありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。スケジュール変更が可能ならば幸いです）。というような文書でいいだろう。

相手により多くの選択肢を与える

日程にもっと柔軟性がある場合は、上記の日程のところを、例えば、

I'm available on March 26, 27, 28. Please let me know the day and time which is most convenient for you.（私は、3月26、27、28日と空いております。この期間でご都合の良い日と時間をご指定ください）と書き、相手により多くの選択肢を与えれば、よりスムーズにことが運ぶだろう。

ビジネスパーソンの重要なスキルであるタイムマネジメント。互いに忙しい身であれば、アポイントの変更は付きものなのだから、せめて、効率良く連絡を取り合いたい。

この記事は「日経パソコン」1998年2月9日号に掲載されたものです。