【第9回】　アポイントを申し込まれたら、興味がなければはっきり断る

さて、前回まではアポイントを取るために、どうやって相手にアプローチするのかを考えてきた。

今回は逆に、突然舞い込んできた英語での「会いたい」という申し出にどう答えるのか、について考えてみたい。

「多忙につき」は本当に忙しい時だけ

特に、問題となるのは、申し出を断る時。わざわざ自分のところに「会いたい」といってきてくれたのだから、できれば礼を尽くして断りたい、と考えるのが自然だろう。ここでは、大きく分けて、三つの理由を例にとって、申し出の断り方を紹介しよう。

一つは、物理的に無理である場合。例えば忙しくて相手が希望する時間が不可能な場合だ。Unfortunately my schedule is really busy right now.（残念ながら現在多忙で都合がつきません）。こう説明してから、都合の良い日時を指定する。

しかし、まったく会う気持ちがないのなら、こんな言い訳で断るにはやめたほうがいい。自分は断ったつもりでも、英語の世界では、断りと受け取られないことの方が多いのだ。この返事をしたら、必ず日を改めてアポイントの要請が来る。本当に時間が合わない時だけにしか使ってはいけない文章だ。

相手の申し出に興味がない場合は、

We are currently not interested in your services.（弊社では現在御社のサービスには興味がありません）とはっきり断る。どんな申し出を断る場合でも、たいていはこのnot interested in（興味がない、関心がない）で乗り切れるだろう。この言葉なら、相手に断りの気持ちも確実に伝わるはずだ。

こんなにはっきり言うと失礼では、と心配になる人もいるだろうが、国際社会では明確な返事をすることが礼儀正しいのである。あいまいな表現は失格であることは、忘れてはならない。そのうえでこう続ける。However, if you would like to send us some materials, we can keep them on file in case our needs change in the future.（しかしながら、資料を送ってくださればきちんとファイルさせていただきます。将来弊社のニーズ変化もありますので）と。これで救いが生まれる。気配りは、ビジネスパーソンにとって万国共通のマナーだ。

自分の担当でなければ他の人を紹介

最後は、自分はこの担当ではないので、他の人にコンタクトを取ってほしい、という場合だ。その時にはUnfortunately I am not in charge of purchasing your products. Perhaps you can contact Mr. Suzuki in our XYZ department who handles this.（残念ながら、私は貴社商品を買い付ける担当にありませんので、弊社のXYZ部門の担当者鈴木にご連絡願います）と書けばいいだろう。

海外からのアプローチに戸惑うこともあるだろうが、あやふやな返事をしたり、無視してはビジネスパーソンとしては失格だ。自分の意志をきちんと返すようにしたい。

この記事は「日経パソコン」1998年2月23日号に掲載されたものです。